إدارة الوقت بفعالية
يمتلك كل فرد 24 ساعة في يومه، ولكن هناك من يتمكن من إنجاز العديد من المهام خلال هذا الوقت مقارنةً بالآخرين. يعود ذلك في الغالب إلى قدرتهم على إدارة وقتهم بطريقة أكثر كفاءة. إدارة الوقت تعني كيفية تنظيم وتقسيم الوقت بين المهام والنشاطات المختلفة لتحقيق أكبر قدر ممكن من الإنجاز في فترة زمنية أقل. هذا يعني العمل بذكاء وليس بالجهد فقط. تسهم إدارة الوقت الجيدة في زيادة الإنتاجية، وتقليل مستويات التوتر، مما يزيد من فرصنا في تحقيق الأهداف في حياتنا الشخصية والمهنية.
أدوات فعالة لإدارة الوقت
تحليل باريتو
(بالإنجليزية: Pareto Analysis) هذه التقنية التي تم تطويرها على يد الاقتصادي الإيطالي فيلفريدو باريتو (بالإنجليزية: Vilfredo Pareto) تركز على فكرة أن 20% من الإجراءات قد تكون مسؤولة عن 80% من النتائج. يساعد هذا التحليل في تحديد أولويات المهام الأكثر تأثيراً في حل المشكلات. يمكن تطبيق هذا التحليل من خلال الخطوات التالية:
- إنشاء قائمة بالمشكلات التي تواجهها.
- تحليل الأسباب الجذرية لكل من هذه المشكلات.
- ترتيب المشكلات بحسب الأهمية وإعطاء كل مشكلة رقم خاص بها.
- تجميع المشكلات التي تنبع من نفس السبب في فئة واحدة.
- إعادة ترتيب المشكلات بعد تنظيمها في مجموعات مشتركة.
- اتخاذ الإجراءات اللازمة لحل هذه المشكلات.
تقنية الطماطم
(بالإنجليزية: Pomodoro Technique) تم تطويرها في أواخر الثمانينيات بواسطة الطالب فرانسيسكو شيريللو (بالإنجليزية: Francesco Cirillo) الذي كان يواجه تحديات في التركيز أثناء الدراسة. استخدم تقنية مؤقت الطبخ على شكل طماطم لتطبيق فكرته. يمكن استخدام هذه الطريقة لإدارة الوقت عبر النقاط التالية:
- إنشاء قائمة بالمهام المطلوب إنجازها، مع وجود مؤقت.
- ضبط المؤقت على 25 دقيقة، والتركيز على إنجاز مهمة واحدة في تلك المدّة.
- عند انتهاء الوقت، تسجيل ما تم إنجازه، وهذا يعد كجلسة أولى.
- أخذ استراحة قصيرة لمدة 5 دقائق.
- استئناف الجلسة باستخدام المؤقت مرة أخرى.
- بعد إكمال 4 جلسات، يمكن أخذ استراحة أطول تصل إلى 15-30 دقيقة.
مصفوفة آيزنهاور
(بالإنجليزية: Eisenhower Matrix) وتعرف كذلك بمصفوفة المهم والعاجل، وقد تم اكتشافها على يد دوايت أيزنهاور (بالإنجليزية: Dwight Eisenhower) أحد الرؤساء السابقين للولايات المتحدة. تعتمد هذه التقنية على تقسيم الجدول إلى أربع خانات، حيث يتم كتابة “عاجل” و”غير عاجل” في الجزء العمودي، بينما يوضع “مهم” و”غير مهم” في الصفوف. داخل الجدول يتم تصنيف المهام بشكل بسيط؛ يجب التعامل أولاً مع المهام المهمة والعاجلة، بينما يمكن تأجيل المهام غير العاجلة مع تحديد وقت لاحق لإنجازها. هناك أيضاً مهام عاجلة ولكنها ليست مهمة، وأخيراً المهام غير العاجلة وغير المهمة، التي يمكن إزالتها من الخطة أو تأجيلها حتى أوقات الفراغ.