تعريف إدارة المشتريات
إدارة المشتريات هي العملية المسؤولة عن شراء المواد من الموردين والمزودين الخارجيين. تشمل هذه العملية طلب الأصناف والمواد، استلامها، مراجعتها، والموافقة عليها من قبل هؤلاء الموردين.
لضمان تقديم خدمة عالية، يجب التعامل مع الموردين بطريقة محترمة ولبقة، وذلك من خلال إدارة فعالة لعلاقات الموردين. تتضمن عملية الشراء المتابعة والتقييم لضمان تسليم واستلام المواد في الوقت المحدد، بالإضافة إلى فحص جودة وكمية المواد وكيفية إدارة المخزون والحسابات المتعلقة بالمشتريات.
أقسام إدارة المشتريات
تتكون إدارة المشتريات من عدة أقسام، منها:
قسم عمليات المشتريات
يتولى هذا القسم مسؤوليات شراء السلع والمنتجات والخدمات من خلال المناقصات والتفاوض مع الموردين. كما يقوم بإعداد دراسة جدوى لتحديد الاحتياجات الدقيقة للمنظمة من حيث عمليات الشراء، مع دراسة السوق والتنبؤ بموقع المنظمة بالنسبة للمنافسين.
يسعى هذا القسم إلى تحديد السعر المناسب لشراء المواد بحيث يتجاوز المنفعة المرجوة من التكلفة وتمتد عبر طبيعة الإنتاج وسياسة المنظمة.
قسم العقود
يتولى هذا القسم مسؤولية توقيع العقود بين المنظمة والأطراف الأخرى المشاركة في عملية الشراء، ويتأكد من تكامل العقود وتوافقها مع جميع العناصر اللازمة. كما يدير جميع أشكال التعاون والتعاقد مع الجهات ذات العلاقة لضمان تحقيق مطالب المنظمة ضمن الفترة المتفق عليها.
قسم إدارة علاقات مزودي الخدمة
يتولى هذا القسم تنظيم وإدارة جميع العلاقات مع المزودين والبائعين، وكذلك تنسيق تسليم السلع والخدمات. ويدير جميع العمليات المتعلقة بالشراء بين المنظمة ومورديها، بما في ذلك مقارنة الموردين والعمل على جذب الأفضل بينهم.
وتهدف هذه العمليات إلى تأمين عدة مصادر لضمان عدم تأخر الإنتاج، من حيث السعر، وموعد التسليم، ومدى كفاءة المورد. كما تسعى لتعزيز الثقة بين المنظمة والموردين وتوطيد العلاقات لتحسين الخدمات وتوفير موارد المنظمة المطلوبة.
قسم ضبط الجودة
يتولى هذا القسم تنفيذ أنظمة الجودة المناسبة لطبيعة العمل، ويعمل على تطوير الأسس والشروط الصحية اللازمة لكافة مرافق المنظمة للحفاظ على استمرارية العمل وتحقيق الأهداف التنظيمية.
ويقع على عاتق هذا القسم تنظيم عمليات فحص المواد والأدوات المشتراة لضمان توافقها مع المواصفات والمعايير العالمية. كما يُعدّ أيضًا برامج تدريبية فعالة لتحسين كفاءة الموظفين وزيادة الإنتاجية وتقليل التكاليف وتعزيز الانتماء بين العاملين.