أساليب الإدارة التقليدية
تستخدم إدارة المشاريع أساليب وتقنيات تطورت عبر الزمن لتخطيط ومراقبة الأنشطة، بالإضافة إلى تقدير الزمن المناسب لبدء وانتهاء المشاريع. تهدف هذه الإدارة بشكل أساسي إلى تحقيق النتائج المرجوة للمشروع ضمن إطار زمني محدد مسبقًا، ودون تجاوز الميزانية، مع الالتزام بكافة مواصفات المشروع.
تم تقديم نظم الإدارة التقليدية بشكل رسمي لأول مرة في خمسينيات القرن الماضي، رغم وجودها على مر آلاف السنين. فقد شهدنا بناء منشآت عظيمة كالأهرامات في العصور القديمة، وكذلك إنشاء السكك الحديدية منذ نحو 300 عام التي تربط بين القارات، وجميع هذه الإنجازات تعود إلى إدارة المشاريع التقليدية.
تعتمد إدارة المشاريع التقليدية على مجموعة من المراحل الأساسية دون أي إضافات، حيث تبدأ بوضع خطة للمشروع، يليها التنفيذ وفق الجدول الزمني المحدد، ثم التحكم في مراحل المشروع قبل إغلاقه بطريقة سليمة. ومن هنا، تعتبر إدارة المشاريع التقليدية مناسبة في الغالب للمشاريع التي تتطلب تسلسلًا واضحًا ولا تحتاج إلى تغييرات كبيرة.
خطوات إدارة المشروع
تزايدت حاجة رواد الأعمال وأصحاب رؤوس الأموال إلى وجود نظام إداري فعال للمشاريع، وذلك لمواكبة التطور التكنولوجي السريع وزيادة الطلب على المشاريع الجديدة. لذلك، بدأ التخطيط لوضع منهجيات تنظيم العمل، وتطوير مسارات المشروعات، مما أسفر عن إنشاء إدارات مختصة للتخطيط وبدء المشاريع مع تنظيم مهام العاملين بشكل إداري متسلسل.
مخطط جانت
تم تطوير هذا الجدول الشهير من قبل هنري جانت، الذي يعتبر أحد رواد إدارة المشاريع التقليدية. يمنح مخطط جانت نظرة شاملة للمشروع قبل انطلاقه، حيث يمكن استخدام برامج مثل إكسل لإنشاء المخطط بدلاً من الأساليب اليدوية القديمة أو القطع المغناطيسية. يساعد هذا المخطط في تنظيم كافة الأفكار والخطط ضمن إطار زمني واحد.
يتكون الجزء العلوي من مخطط جانت من مقياس الوقت، بينما يظهر الجزء الأيسر أنشطة المشروع، مع عرض كل نشاط بشريط منفصل. كما يشير العمود إلى مدة كل نشاط وتواريخ بدايته وانتهائه، وأهم المعلومات التي يقدمها هذا المخطط تشمل:
- تاريخ بدء ونهاية المشروع.
- مهام المشروع.
- الأفراد المسؤولين عن كل مهمة.
- كيفية تداخل المهام وتواصلها معًا.
- الوقت اللازم لإنجاز كل مهمة.
لا يزال مخطط جانت يستخدم في مختلف المشاريع حتى اليوم، حيث يساعد على تسهيل إدارة المشروع من خلال تقليل الجهد المبذول في تتبع خطواته وموظفيه، بالإضافة إلى تحسين فهم العلاقة بين المهام المختلفة، مما يضمن لبقاء فريق المشروع على علم مستمر بمهامهم والجداول الزمنية اللازمة لإتمام المشروع بنجاح.
مثلث إدارة المشروع
تواجه المشاريع تحديات إدارية ومالية متعددة، ويتطلب حلها اتباع قواعد مثلث إدارة المشاريع، التي استُخدمت لعدة عقود في الإدارة التقليدية. فلا يمكن إدارة أي مشروع بكفاءة دون الحفاظ على توازن هذه القواعد والسعي الدؤوب لاستدامتها. داخل هذا المثلث، تتحدد جودة المشروع، وهي الهدف النهائي لكل مشروع. إذ كلما اختل أحد الأركان الثلاثة، كانت جودة النتيجة أقل. أما أركان المثلث فهي:
- المجال
يُحدد جميع خطوات تطوير وتنفيذ المشروع منذ البداية، ويُعرف هذا بالمدى الذي يشمل ما يمكن القيام به وما هو مستحيل. هذه المرحلة تعتبر الأساس لنجاح المشروع التقليدي.
- الزمن
التحكم في العمليات وإجراء التعديلات الضرورية في الوقت المناسب يشكل العنصر الثاني في المثلث، وهو الزمن، ويعد أحد أكبر التحديات التي يواجهها مدير المشروع وأعضاء الفريق. بالرغم من عدم القدرة على السيطرة الكاملة على الزمن، يمكن الوصول للأهداف عبر التخطيط الجيد.
- الكلفة
تحديد الميزانية والتقيد بها يعتبر من العناصر الأساسية في تنفيذ أي مشروع، وهو الركيزة الثالثة لمثلث المشاريع. الالتزام بالتكاليف وتحديد الميزانية بشكل صحيح يساعد في تنفيذ المشروع بدقة وفعالية.
الجودة
تضمن إدارة المشاريع الجديدة وجود إدارات مختصة بالجودة، حيث تنقسم إلى جزئين رئيسيين:
- إدارة الجودة المستمرة
تهدف هذه الإدارة إلى تجنب أي ثغرات إدارية أثناء تنفيذ المشروع، مع التركيز على تحسين الأداء والجودة.
- إدارة جودة العمليات
تركز هذه الإدارة على العمليات التجارية والمالية، إذ تنظم تحليل المعلومات المالية المتعلقة بالمشاريع بهدف تطوير الأداء وتحسين الجودة دون تجاوز الميزانية.
إدارة المشاريع الحديثة
تختلف الإدارة الحديثة للمشاريع عن التقليدية من حيث اعتمادها على البرمجيات والتكنولوجيا في معظم مراحل المشروع، حيث تسعى الإدارة لتحقيق تركيز أكبر على الأدوات والعمليات، وتوثيق كل خطوة من برنامج العمل، وتعزيز التعاون بين العاملين، مما يجعل المشروع أكثر استعدادًا للتغييرات المستمرة.
تتضمن فوائد الإدارة الحديثة للمشاريع ما يلي:
- تحسين جودة العمل.
- زيادة الشفافية في المشاريع.
- المرونة في تحديد أولويات العمل.
- التقدير الدقيق للتكاليف والنفقات.
- تقديم المشروع في وقتٍ مبكر دون انتظار من قبل العميل.