كيفية كتابة رسالة رسمية باللغة العربية بخطوات بسيطة

يعتبر أسلوب الكتابة وتنظيم المحتوى من الثوابت في جميع أنواع المراسلات، حيث تتنوع المعاملات الرسمية التي تتطلب كتابة رسالة رسمية باللغة العربية. من خلال هذا المقال، سنتعرف على خطوات كتابة رسالة رسمية بطريقة احترافية وفعالة.

طريقة كتابة رسالة رسمية في 7 خطوات

عند الحاجة إلى إرسال رسالة رسمية عبر البريد الإلكتروني، من الضروري تنسيق الرسالة بشكل مناسب. يضمن ذلك استخدام كلمات احترافية واضحة ومفهومة لدى المتلقي. فيما يلي الخطوات الضرورية:

اختيار بريد إلكتروني مناسب

يجب استخدام عنوان بريد إلكتروني مناسب، حيث يفضل أن يكون عنوانًا يعكس مكان عملك أو مؤسستك. يتعين أن يكون واضحًا من خلال تجنب الرموز غير الضرورية، حتى لا يكون المتلقي مترددًا في فتح الرسالة، خاصةً إذا لم يكن يعرفك.

كتابة سطور الموضوع بشكل مختصر

ينبغي أن تكون أسطر الموضوع مختصرة وتعبر عن محتوى الرسالة بدقة. على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في إرسال رسالة رسمية إلى مديرك في العمل لطلب زيادة في الراتب، يمكنك كتابة “طلب زيادة في الراتب”.

استخدام تحية رسمية

من الجوانب الأساسية في إرسال الرسالة، يجب أن تبدأ بتحية رسمية للمرسل إليه. تأكد من مخاطبة المتلقي بلقبهم واسم عائلتهم، مثل: “تحية طيبة وبعد” أو “إلى من يهمه الأمر”.

قدّم نفسك بوضوح

عند كتابة الرسالة، يجب أن تبدأ بتقديم نفسك في السطور الأولى. اذكر اسمك وعلاقتك بالمتلقي. على سبيل المثال، يفضل أن يعرف الأستاذ الجامعي ما إذا كنت طالبًا أو من هيئة التدريس، وفي نفس السياق، يتعين على صاحب العمل أن يدرك ما إذا كانت الرسالة من موظف أو عميل.

توضيح موضوع الرسالة

بعد ذلك، يجب أن تتناول الفقرة التالية تفاصيل سبب كتابتك لهذه الرسالة الرسمية. يمكنك تضمين معلومات إضافية، مثل الموعد النهائي أو التفاصيل الإدارية ذات الصلة بالموضوع الذي تتحدث عنه.

إنهاء الرسالة بإطار من التقدير

في الفقرة الأخيرة، يمكنك طلب تحديد موعد للقاء شخصي أو التعبير عن شكرك للمتلقي على الوقت الذي خصصه لقراءة رسالتك. استخدم عبارات ختام مناسبة مثل: “تفضل بقبول فائق الشكر والاحترام” أو “نشكركم على دعمكم المستمر”.

راجع رسالتك قبل الإرسال

قبل الضغط على زر الإرسال، تأكد من مراجعة رسالتك بدقة. انتبه لأي تفاصيل أو أخطاء لغوية محتملة لضمان تقديم رسالة احترافية.

نموذج رسائل رسمية باللغة العربية لطلب وظيفة

إليكم نموذج يوضح كيفية إرسال رسالة رسمية لطلب وظيفة:

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

تحية طيبة وبعد،

إلى السيد الأستاذ المحترم/ ….

أود أن أحيط سيادتكم علمًا بأنني أمتلك جميع المؤهلات والخبرات العملية التي تؤهلني لشغل وظيفة (…) في شركتكم، وذلك بعد اطلاعي على متطلبات الوظيفة التي تناسبني تمامًا. أود إبلاغكم بأنني خريج من كلية (….) بجامعة (….)، وقد سبق لي العمل في شركة (….)، مما مكنني من اكتساب خبرة واسعة في هذا المجال تجعلني قادرًا على العمل دون الحاجة إلى تدريب إضافي. كما أنني سأكون ممتنًا إذا أتيحت لي الفرصة لمقابلتكم لتقديم مهاراتي بشكل أفضل.

وشكرًا لكم.

اسم المرسل/ …..

عنوان الإقامة/ …..

رقم الهاتف/ …..

البريد الإلكتروني/…..

نموذج رسائل رسمية بالصور

فيما يلي نموذج يوضح طريقة كتابة الرسائل الرسمية لطلب توظيف من خلال الصور، ومن هذه النماذج:

• نموذج طلب التوظيف.
• نموذج طلب خطي لمسابقة.

وفي الختام، لقد تناولنا كيفية كتابة رسالة رسمية باللغة العربية في 7 خطوات، حيث تم عرض كافة التفاصيل اللازمة لذلك مع توضيح بعض النماذج لإرسال الرسائل الرسمية بشكل احترافي.