تعتبر المستندات أوراق رسمية تُعد ضمن المؤسسات سواء كانت حكومية أو خاصة، وتُستخدم لتبادل المعلومات بين الإدارات سواء داخل المؤسسة أو خارجها. في هذا المقال، سنستعرض مستندات الأعمال المختلفة وأنواعها وأغراض استخدامها.
مستندات الأعمال
- تُعرّف مستندات الأعمال بشكل عام على أنها أوراق أو تقارير أو سجلات يتم إعدادها داخل الشركة لتوثيق بيانات محددة تتعلق بالنشاط.
- تحتوي هذه المستندات على معلومات تتعلق بالعمليات التجارية، وقد تشتمل أيضًا على بيانات تخص العملاء أو الموظفين في المؤسسة.
- كما يمكن أن تُسجل أحداث الاجتماعات أو المؤتمرات في مستندات أو تقارير تُعرض على القيادات العليا مثل المديرين أو رئيس مجلس الإدارة.
أنواع مستندات الأعمال
تتنوع مستندات الأعمال، وفيما يلي نستعرض الأنواع الرئيسية واستخداماتها:
المستندات المالية
- تُستخدم المستندات المالية لتوثيق حسابات المؤسسة، حيث تشمل المصروفات والإيرادات بمختلف أنواعها، بالإضافة إلى إعداد قوائم الضرائب لمعرفة قيمة الضرائب السنوية.
- كما يتم إعداد الخطة المالية الجديدة سنويًا في المستندات المالية لتقديمها للمديرين ورئيس مجلس الإدارة.
وتتضمن أنواع المستندات المالية:
- مستندات تسجيل الأرباح والخسائر.
- المستندات التي توضح مرتبات الموظفين بعد حساب الضرائب والتأمينات.
- مستندات الدخل.
- المستندات الخاصة بالموازنة العامة.
مستندات الأعمال
- تُعد مستندات الأعمال ضرورية لتقييم عناصر محددة داخل المؤسسة وتمكن من تطوير عمل إداري مناسب، حيث تُساعد صانعي القرار في تجنب الأخطاء.
- تشمل مستندات الأعمال كافة البيانات المتعلقة بالمبيعات والمعلومات عن الشركاء الجدد أو المنافسين ومعلومات أخرى هامة.
- تُعتبر مستندات الأعمال أدوات فعّالة للتوصل إلى حلول للمشكلات المحتملة أو لوضع خطة عمل مستقبلية.
مستندات الشركات
- تشمل مستندات الشركات أوراق قانونية رسمية تحتوي على جميع بنود الشراكة والتمويل وأمور قانونية أخرى تتعلق بالشركة، وكذلك اللوائح المعمول بها سواء داخل أو خارج المؤسسة.
- جميع القوانين واللوائح تُجمع في مستندات رسمية أثناء مرحلة التأسيس وقبل الافتتاح، وتكون تحت إشراف المستشارين القانونيين.
- تُحفظ هذه المستندات في مكان آمن ضمن المؤسسة، وتهدف إلى تنظيم العمل وفق قواعد محددة كما تشمل القوانين المتعلقة بالعاملين والأقسام.
مستندات التوظيف
- يتطلب العمل داخل المؤسسة تواجد أصحاب العمل والموظفين، ويتم إعداد عقود توضح الحقوق والواجبات المترتبة على كل طرف.
- تتجسد مستندات الأعمال في هذا السياق بالعقد الذي يبرمه صاحب العمل مع الموظف بعد قبول التوظيف، والذي يوضح جميع التفاصيل المتعلقة بالعمل مثل الراتب وطبيعة العمل وبنود الاتفاق الأخرى.
مستندات الاجتماعات
تعقد المؤسسات اجتماعات دورية لمناقشة قضايا خاصة بالنشاط أو بالموظفين أو بالمنتجات والخدمات المقدمة. يتم إعداد مستند خاص بالاجتماعات لتوثيق المعلومات الأساسية مثل عدد الحضور والمواضيع التي تم تناولها، والقرارات والنتائج التي تم اتخاذها.